<output id="os3gq"><ruby id="os3gq"></ruby></output>

    1. <mark id="os3gq"></mark>
    2. Access培訓
      網站公告
      ·Access快速平臺QQ群號:84825014    ·Access快速開發平臺下載地址及教程    ·歡迎添加微信交流賬號:AccessoftChu    ·如何快速搜索本站文章|示例|資料    
      您的位置: 首頁 > 技術文章 > 推薦資源

      Access 與 Excel 之對比(翻譯)

      時 間:2017-12-14 17:10:30
      作 者:Jason   ID:47579  城市:廣州
      摘 要:Access 與 Excel 之對比(翻譯)
      正 文:

      在Excel與Access之間抉擇
      Microsoft Office的高級用戶經常問我們,為什么要使用Access?什么時候應該使用Access,而不是Excel?特別是當他們Excel用起來非常順手的時候。以下是我們的觀點。

      給信息工作者賦能
      我們認為,這不是二選一的問題。它們各自都有各自的優勢,并且天然的相輔相成。了解它們的差異,并在不同的情況下,選擇適合的一個的人,可以為他們自己以及所屬的企業帶來競爭優勢。

      Microsoft Office產品為個人(微軟稱之為信息工作者)賦能,使其可以獨立完成任務。這樣,你就可以充分利用你對工作內容的理解,為要做的事情弄一個解決方案。這要比你將問題提交到”IT專業人士”那里,去尋求幫助而高效得多。因為你需要讓他了解你的技術需求,而他很可能對你的業務背景一無所知。當他還沒有搞清楚狀況,就去創建技術解決方案,結果可想而知。

      Microsoft Excel的優點
      Excel的學習曲線非常短,所以使用Excel很容易,而且生產效率很高。需要IT人員創建Excel的情況很少,信息工作者們可以自己做。

      Excel可以輕松的存儲數據,執行數值計算,格式化單元格,調整布局,生成結果或報告分享給他人。還有一些高級功能,例如,分類匯總,數據透視表,數據透視圖,分析工具包,以及許多模板。這些高級功能使得Excel能夠輕松完成各種任務。它甚至可以與SQL Server的分析服務(商業智能)集成,獲取數據后,調整一下布局,字體,顏色等,得到你想要的報表。

      Microsoft Excel的缺點
      不幸的是,Excel的靈活性是有代價的。雖然創建公式,引用單元格,復制粘貼數據,以及將多個工作表和工作簿鏈接在一起都很容易,但隨著工作變得越來越復雜,Excel數據變得越來越難管理。誠然,Excel是創建一次性分析的理想選擇,但是隨著時間的推移,數據會不斷增長,業務會不斷演化,Excel會變得問題多多。當新的行和列被添加進來后,匯總區域和公式可能需要修改或新增,數據和公式如果更新不一致,會導致錯誤的結果和決定。

      Excel面臨的挑戰在于,隨著時間推移,數據量不斷增加,要準確的維護它們,是非常有難度的。

      Microsoft Access的優點
      Excel專家一般很難理解Access提供的那些Excel并不具備的功能。Access有以下幾個特性:

      通過多個表讓數據結構化和規范化
      可擴展性:可以自由的增加更多的數據記錄
      數據和參照完整性
      查詢和報表

      通過宏和VBA代碼模塊自動化


      表結構和驗證
      使用Access,你可以很容易做到,將信息存儲在一個地方,而在多個地方引用它。例如,你可以將客戶信息(可能有客戶姓名,地址,電話號碼,電子郵件等)保存在客戶表中。而這些信息可能會在其他的地方(可能是查詢,窗體,報表等)被引用。如果客戶的信息發生變化了,新的信息會在所有被引用的地方自動更新。設計表的時候,你會加入一些約束限制,例如設定字段為數值型,日期型,或者文本型等,從而獲得比電子表格更高質量的數據。而設定字段類型僅僅只是一個開始。

      Access中的記錄可以自由的增減
      Access與Excel最大的區別就是,在Access中,記錄的增減是自由的。只要設計得當,新的數據記錄可以隨時不斷的添加進來,而不需要填加任何新的字段(列)。所有的查詢,窗體和報表會照常工作,而無需任何調整。當然,你可能會使用不同的篩選條件,但出來的結果一定是一致的。新的數據添加進來后,不需要重新測試或調整單元格公式。這樣每年,每季度,每月,每周或每日,你都能生成準確的報告。

      數據和參照完整性
      有句話說“垃圾進,垃圾出”(garbage in – garbage out)。Access為規避這一點提供了許多工具,來保證數據質量。在Access表中,你可以很容易將查閱列表和驗證規則應用于單個字段(列)和記錄上。在窗體上做數據輸入的時候,你還可以添加額外的規則來響應用戶的選擇和事件。Access還提供表間的參照完整性,以確保數據在多個表中有一致的定義。

      查詢和報表
      你可以使用Access的查詢和報表來切分數據,并以詳細或者匯總的形式來呈現它,而不用去考慮數據是如何存儲的和排序的。它提供了大量的功能和靈活性來分析和呈現結果。使用分組功能時,聚合信息可以隨著數據的變動而自動增減。

      通過宏與VBA模塊進行自動化
      在Access宏或者VBA模塊中,你可以使用Docmd.TransferSpreadsheet命令將數據從Access表或查詢中導出到Excel(使用acExport選項)。

      使用acImport選項,TransferSpreadsheet命令還可以將Excel中的數據導入到Access表。

      實際上,如果使用Office VBA自動化,你可以在Access中打開一個Excel文件,并將數據寫入到指定的單元格,自動的更新Excel中的數據。

      Microsoft Access的缺點
      Access最大的缺點就是,做為一個數據庫,它需要你掌握更多的知識和技能才能使用。搞清楚如何定義規范化的表,將他們連接在一起,并結構化好數據,使其易于編輯,查詢和生成報表,這些內容對于初學者來說是很有挑戰性的。但是這是設計所有關系型數據庫,都需要面對的問題,一旦掌握了,你就可以將其應用于其他數據庫。

      構建數據庫,創建查詢和設計報表布局的學習曲線可能看起來相當艱巨。這肯定要比在Excel單元格中敲入數據要復雜得多。另外,很可能讓你感到十分沮喪的是,在Access中,你無法輕松的復制和粘貼單元格區域,你也無法在Access的報表結構中做任何特別的調整。(例如,想通過特殊字體或備注來突出顯示某個值或者某一行)雖然你可以利用Access的VBA代碼模塊來做定制化,但是相對于Excel所見即所得(WYSIWYG)的設計來說,你要花費更多的精力。此外,一些數據分析功能,比如power pivot,在Access中是沒有的。


      結論
      Excel可以非常靈活的生成個性化的報表,并且可以在任何地方自由的設定格式或添加批注。Access回報給你的則是,一旦設計完畢投入使用,它就能提供長期的數據準確性和一致性,畢其功于一役。對于一次性的分析來講,使用Access當然就是用牛刀殺雞,但如果數據需要長期維護,報表需要定時生成的話,使用Excel往往會遇到困難。大多數企業都有許多“相似”的Excel表,相互之間只存在一點點細微的差異,但是隨著時間的推移,很快它們就變得不一致。精心設計的Access數據庫就不存在這種難以管理的挑戰。也就是說,Access和Excel都有其優點和缺點。

      最佳實踐就是將Excel和Access兩者的優點結合起來,形成一個混合解決方案,將Access中的數據導出或復制到Excel。Access數據庫的數據參照完整性,嚴格定義的數據以及有質量保證的數據輸出,再結合適宜臨時分析的Excel,可以讓你充分利用兩者的優勢。而使用自動化流程,可以讓數據在Excel與Access之間的平滑的交互和共享。

      根據我們的經驗,這些解決方案會隨著時間的推移,以一種非常不可預知的方式進化升遷。掌握這種混合解決方案,能讓你快速靈活的響應業務變化,使你和企業有效的完成任務。

      祝你好運!


      Access軟件網官方交流QQ群 (群號:198348076)       access源碼網店

      最新評論 查看更多評論(1)

      2017/12/14 17:33:27麥田
      好文章

      發表評論您的評論將提升作者分享的動力!快來評論一下吧!

      用戶名:
      密 碼:
      內 容:
       

      常見問答

      技術分類

      相關資源

      關于我們 | 服務條款 | 在線投稿 | 友情鏈接 | 網站統計 | 網站幫助